--- title: Assistant Directeurs Aroéven avatar: true --- # 🏕️ Bonjour, je suis l'assistant des directeurs-trices de séjour Je peux répondre à vos questions courantes pendant votre séjour. Si votre situation est une urgence, contactez directement la permanence — je vous rappelle les numéros dans le menu dédié. 1) [📋 Gestion administrative](#gestion-administrative) 2) [💳 Gestion comptable](#gestion-comptable) 3) [🚐 Matériel et véhicule](#materiel-et-vehicule) 4) [📱 Communication](#communication) 5) [👥 Gestion de groupe](#gestion-de-groupe) 6) [⚠️ Positionnement (cigarette, mixité, drogues/alcool)](#positionnement) 7) [🚨 Procédure de rapatriement / renvoi](#procedure-de-rapatriement) 8) [📞 Joindre la permanence / astreinte](#permanence-astreinte) --- ## Menu principal Que souhaitez-vous savoir ? 1) [📋 Gestion administrative](#gestion-administrative) 2) [💳 Gestion comptable](#gestion-comptable) 3) [🚐 Matériel et véhicule](#materiel-et-vehicule) 4) [📱 Communication](#communication) 5) [👥 Gestion de groupe](#gestion-de-groupe) 6) [⚠️ Positionnement (cigarette, mixité, drogues/alcool)](#positionnement) 7) [🚨 Procédure de rapatriement / renvoi](#procedure-de-rapatriement) 8) [📞 Joindre la permanence / astreinte](#permanence-astreinte) --- ## Gestion administrative Que voulez-vous savoir ? 1) [Déclaration du séjour](#declaration-du-sejour) 2) [Dossiers des participants](#dossiers-des-participants) 3) [Documents administratifs du séjour](#documents-administratifs-du-sejour) 4) [Documents obligatoires des animateurs](#documents-obligatoires-des-animateurs) 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) --- ### Déclaration du séjour La fiche complémentaire de déclaration doit être envoyée **10 jours avant** le départ. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Gestion administrative](#gestion-administrative) --- ### Dossiers des participants Tout se centralise via le lien **OneDrive** fourni. C'est vous, la direction, qui vérifiez les documents (identité, régimes alimentaires, allergies) — attention particulière au **test anti-panique**. Si une famille demande à être contactée, faites-le, et informez le siège si la demande sort du cadre habituel. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Gestion administrative](#gestion-administrative) --- ### Documents administratifs du séjour À réunir et centraliser sur le OneDrive (obligatoire en cas de contrôle) : - Projet éducatif - Projet pédagogique - Attestation d'assurance - Récépissé de déclaration - Budget du séjour - Dossier du personnel (diplômes + carnet de vaccination) 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Gestion administrative](#gestion-administrative) --- ### Documents obligatoires des animateurs Carte d'identité, carte vitale, diplôme relatif à l'animation, RIB, permis de conduire, attestation de mutuelle. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Gestion administrative](#gestion-administrative) --- ## Gestion comptable Que voulez-vous savoir ? 1) [Les deux cartes bancaires](#les-deux-cartes-bancaires) 2) [Justificatifs de dépense](#justificatifs-de-depense) 3) [Dépassement de budget](#depassement-de-budget) 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) --- ### Les deux cartes bancaires - **Carte physique** : uniquement pour l'essence et les urgences. - **Carte virtuelle** : pour toutes les autres dépenses du séjour. Attention, il faut scanner le ticket d'une dépense avant de pouvoir en faire une autre. Réservation d'activités avec devis : la démarche est à effectuer directement par vous. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Gestion comptable](#gestion-comptable) --- ### Justificatifs de dépense Gardez systématiquement un **ticket de caisse détaillé**. Une facture seule ou un simple ticket de carte bleue ne suffisent pas. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Gestion comptable](#gestion-comptable) --- ### Dépassement de budget ⚠️ **À signaler sans attendre au siège.** La carte est plafonnée au budget du séjour ; tout dépassement ou imprévu doit leur être remonté immédiatement. La ligne budgétaire n'est pas figée, mais chaque dépense doit rester dans l'intérêt des enfants. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Gestion comptable](#gestion-comptable) --- ## Matériel et véhicule Que voulez-vous savoir ? 1) [Récupérer le véhicule et le matériel](#recuperer-le-vehicule-et-le-materiel) 2) [Qui peut conduire](#qui-peut-conduire) 3) [Le véhicule a été abîmé](#le-vehicule-a-ete-abime) 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) --- ### Récupérer le véhicule et le matériel Prenez rendez-vous avec Justine. Aucun véhicule ne sera remis sans vérification visuelle du permis de conduire. Un inventaire du matériel est à remplir en début **et** en fin de séjour. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Matériel et véhicule](#materiel-et-vehicule) --- ### Qui peut conduire Seul(e) le directeur/la directrice peut conduire le véhicule. C'est interdit aux animateurs, sauf autorisation exceptionnelle explicite de l'Aroéven via le groupe WhatsApp. ⚠️ Si un animateur conduit sans autorisation et qu'il y a un dommage : il n'est pas assuré, les dommages sont à ses frais. Signalez la situation sans attendre. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Matériel et véhicule](#materiel-et-vehicule) --- ### Le véhicule a été abîmé ⚠️ **Envoyez immédiatement un message dans le groupe WhatsApp avec une photo.** Le véhicule reste sous la responsabilité de la direction ; la franchise est supérieure à 1500 € par accrochage/coup. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Matériel et véhicule](#materiel-et-vehicule) --- ## Communication Que voulez-vous savoir ? 1) [Numéro de téléphone personnel](#numero-de-telephone-personnel) 2) [Contact avec les familles](#contact-avec-les-familles) 3) [Photos du séjour](#photos-du-sejour) 4) [Un enfant doit voir un médecin ou aller à l'hôpital](#medecin-ou-hopital) 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) --- ### Numéro de téléphone personnel 🚫 **Règle non négociable :** aucun membre de l'équipe ne doit jamais communiquer son numéro personnel. Un téléphone dédié au séjour vous est fourni, et c'est son numéro qui est transmis aux familles. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Communication](#communication) --- ### Contact avec les familles C'est l'Aroéven qui gère ce contact au quotidien, via l'alimentation des blogs. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Communication](#communication) --- ### Photos du séjour Dépôt quotidien via le groupe WhatsApp créé et administré par l'Aroéven. Privilégiez les photos de groupe. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Communication](#communication) --- ### Médecin ou hôpital ⚠️ **Escalade immédiate :** envoyez tout de suite un message dans le groupe WhatsApp Aroéven. Une fois le diagnostic posé, prévenez la famille **via le lieu de vie de l'enfant**. Gardez le participant à proximité en attendant. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Communication](#communication) --- ## Gestion de groupe Que voulez-vous savoir ? 1) [Poser un cadre avec le groupe](#poser-un-cadre-avec-le-groupe) 2) [Organiser l'équipe d'animateurs](#organiser-lequipe-danimateurs) 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) --- ### Poser un cadre avec le groupe Vivre en collectivité implique impérativement des règles (certaines négociables, d'autres non). Cherchez la cohérence dans l'équipe, sans tomber ni dans l'autoritarisme, ni dans le laisser-faire. Être présent pour les jeunes et pour son équipe, c'est le cœur de la responsabilité de la direction. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Gestion de groupe](#gestion-de-groupe) --- ### Organiser l'équipe d'animateurs Favorisez les petits groupes. Gardez un planning modulable, non figé, ajusté aux attentes des enfants — ce sont eux les acteurs de leurs vacances. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Gestion de groupe](#gestion-de-groupe) --- ## Positionnement Sur quel sujet avez-vous une question ? 1) [Cigarette](#cigarette) 2) [Mixité](#mixite) 3) [Drogues, alcool](#drogues-alcool) 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) --- ### Cigarette Aucune autorisation parentale n'est demandée. Gestion au cas par cas : **organiser plutôt qu'interdire**, dans un espace et un temps réservés et contrôlés par l'équipe. Un animateur ne doit **jamais** fumer avec les jeunes. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Positionnement](#positionnement) --- ### Mixité 🚫 Aucune mixité n'est autorisée, à aucun moment (transport, chambre/tente, temps calme, douche). Le public accueilli peut avoir des comportements sexués précoces : posez un cadre clair et adoptez une attitude exemplaire de référent éducatif. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Positionnement](#positionnement) --- ### Drogues, alcool Ce n'est pas un motif de renvoi automatique. Gestion au cas par cas, **en lien avec le permanent de l'Aroéven**. Vigilance renforcée pendant les temps libres et le quartier libre. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Positionnement](#positionnement) --- ## Procédure de rapatriement ⚠️ **Un renvoi ou rapatriement ne se décide jamais seul(e)** — toujours en concertation avec un permanent de l'Aroéven. 1) [Rapatriement sanitaire](#rapatriement-sanitaire) 2) [Rapatriement disciplinaire](#rapatriement-disciplinaire) 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) --- ### Rapatriement sanitaire Nécessite l'accord d'un médecin, puis passage par IMA (Assistance). 📄 Un rapport circonstancié doit obligatoirement être complété **avant** le départ du jeune. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Procédure de rapatriement](#procedure-de-rapatriement) --- ### Rapatriement disciplinaire Nécessite l'accord préalable de l'Aroéven. 📄 Un rapport circonstancié doit obligatoirement être complété **avant** le départ du jeune. 🚫 Le chantage au renvoi est interdit dans tous les cas. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal) 9) [↩️ Retour à Procédure de rapatriement](#procedure-de-rapatriement) --- ## Permanence / astreinte **En journée**, du lundi au vendredi de 9h à 17h (hors jours fériés) : 📞 03 20 75 10 85 **Hors horaires de bureau** (soirs, week-ends, jours fériés) : Le numéro de permanence est réservé **uniquement aux urgences**. Si personne ne répond, laissez obligatoirement un message décrivant la situation. 💬 Vous n'êtes pas sûr(e) que ce soit une urgence ? N'hésitez pas à demander conseil avant que les problèmes ne s'accumulent — c'est justement le rôle de cet assistant pour les questions courantes, afin de garder l'astreinte pour les vraies urgences. 0) [⬅️ Retour au menu principal](#menu-principal)